電話の受け方

1)ベルが鳴ったら

・すぐ受話器をとりましょう。 
・三回以上は待たせないようにしましょう。 
・三回以上待たせてしまった場合、「お待たせいたしました」を忘れないようにしましょう。
・必ずメモを用意しましょう。右手に鉛筆、左手に受話器を持って受けましょう。

2)名乗る

・相手が尋ねる前に名乗りましょう。モシモシは不要です。 
・外線直通の場合
「はい、西北中央病院○○病棟でございます。」 
・交換台からの場合
「はい、○○科外来でございます。」

3)相手の確認と挨拶

・相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」と挨拶しましょう。  
・ 相手が名乗らなかったら、「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」と尋ね、相手を確認後挨拶しましょう。

4)復唱、取り次ぎ

・ 取り次ぐ場合、相手と名指し人を復唱し迅速に取り次ぎましょう。
「○○様でいらっしゃいますね。○○と代わりますので少々お待ち下さいませ」  
・ 名指し人がいても電話に出れない場合
「○○は只今、他の電話で話し中でございます。しばらくお待ちいただけますか」
急ぐ場合はメモ等で知らせ指示を受けましょう。  
・ 急ぐ必要が無ければ、
 a 「折り返し 、こちらからお電話を差し上げます」相手の電話番号を確認しましょう。
 b 「よろしければ私、○○と申しますが、代わりにご用件を承りますが」。
 この場合、5W2Hを用いてメモし、用件は必ず復唱して確認しましょう。
  Whoだれが、 What何を、 Whenいつ、 Whereどこで、 Whyなぜ、    
 howどのように、 how muchどのくらい、 

・ 名指し人が不在の場合、
「○○は只今外出しております。午後3時には戻る予定でございます」
「○○は只今席をはずしております。」と、こちらの状況を伝え、
上記4)a、bから選択して応対しましょう。

5)終わりの挨拶

「失礼致します」「ごめんくださいませ」「よろしくお願い致します」と言って、相手が受話器を置くのを待ってから、こちらの受話器を静かに置きましょう。